Règlement Intérieur de la Commission Karsteau

 

Préambule

 

La Commission Karsteau du Comité Spéléologique Régional Nouvelle aquitaine (CSRNA) est le résultat d’un travail de plusieurs dizaines d’années de spéléologues. Elle a pour vocation de développer, sans limite géographique, la base de données nommée Karsteau. Son nécessaire développement géographique, gage de pérennité et de moyens, implique une ouverture à d'autres structures et nous oblige à modifier nos règles de fonctionnement. Celles-ci font l'objet de ce nouveau règlement intérieur."

Article 1 - Définition

La Commission Karsteau est une commission du CSRNA, lui-même organe décentralisé de la Fédération Française de Spéléologie (FFS).

 Rôle
Le rôle de la Commission Karsteau est :

- d’aider à l’exploration, l’étude, la prévention des risques et la protection du milieu souterrain.

- de mettre à la disposition de la communauté spéléologique, des données structurées dans une base de données, enrichie par l’ensemble des spéléologues membres de la Fédération Française de Spéléologie et/ou de l’Union Internationale de Spéléologie (UIS) ainsi que par l’ensemble de leurs structures respectives. La base de données est accessible par Internet. Pour cela elle utilise le logiciel Karsteau, qui reste la propriété des développeurs. Ce logiciel est mis à la disposition du CSRNA suivant la convention jointe en annexe4.

- d’agir auprès des différents Comités Départementaux, Comités Régionaux, Commissions et des Pôles de la Fédération Française de Spéléologie ainsi que les organisations membres de l’UIS afin de faire adhérer, le plus grand nombre au développement de la base de données.

- de promouvoir et protéger la mémoire des recherches spéléologiques en garantissant l’accès aux données dans le temps.

 

 

- de garantir aux structures adhérentes qu’elles gardent la propriété de leurs données ainsi que leur capacité à gérer les niveaux d’accès à leurs données. Une aide à la décision des niveaux d’accès est proposée par la commission.

- de représenter le CSR NA, auprès des fédérations ou groupements à but similaire qui auraient besoin des connaissances de la commission Karsteau qu’ils soient en France ou à l’étranger

 

• Faire adhérer à la charte de la bonne utilisation de Karsteau, tous les utilisateurs de Karsteau, donner à chaque structure adhérente la possibilité de créer sa propre charte en modifiant ou en amendant la charte définie par la commission afin de répondre aux spécificités des structures concernées.

• Cette nouvelle charte devra être approuvée par le comité de pilotage.

 

Moyen de réalisation

- La commission est dotée de moyens de développement informatiques ou de matériel et logiciels mis à sa disposition.

 

• Elle organise des réunions d’information auprès des structures intéressées.

• Elle fixe les objectifs et les évolutions à assurer par les développeurs pour la mise à jour des outils de développement

• Elle met en place la maintenance pour les utilisateurs afin d’assurer la pérennité des données dans le temps

• Elle recherche les financements pour assurer les missions techniques

• Elle informe les structures adhérentes, les administrateurs de secteur et utilisateurs par circulaires en fonction des besoins.

• Elle participe aux manifestations permettant sa promotion

• D’une façon générale, mène toute action propre à assurer l’ensemble des rôles définis ci-dessus.

Article 2 - Composition de la commission Karsteau

La commission Karsteau se compose :

• Des structures adhérentes. (Voir définition annexe 1)

• Des développeurs (liés par la convention annexe 4)

• Des administrateurs de secteurs. (Voir définition annexe 2)

• Des utilisateurs. (Voir définition annexe 3)

 

Organisation et gestion de la Commission.

La gouvernance est assurée par un comité de pilotage qui est composé de :

• Un représentant par structure adhérente.

• Des développeurs signataires de la convention annexe 4

• Un bureau

 

Le bureau est composé de :

• Un président

• Un vice-président sur proposition du président.

• Un secrétaire.

• Un comptable

• Un représentant des développeurs

 

Nomination et rôle des membres du bureau

 

Le président : Karsteau est dirigée par un président, élu pour quatre ans par le comité directeur du CSR NA, après appel de candidature. Le président de Karsteau doit être fédéré à la Fédération Française de Spéléologie. Il peut être membre du comité directeur de la Région Nouvelle Aquitaine.
Le président est chargé d’appliquer la politique du comité directeur de la région dans le domaine qui le concerne. Il est responsable du fonctionnement de la commission devant le conseil d’administration du CSR NA, auquel il est convoqué obligatoirement, au moins une fois par an. Il participe aux réunions du conseil d’administration du CSRNA avec voix consultative s’il n’en n’est pas membre.
Il présente un budget prévisionnel et un bilan financier, ainsi qu’un compte rendu d’activités, pour chaque exercice. Il siège de droit avec voix consultative aux assemblées générales du Comité Régional.(Pour rappel karsteau est une commission du CSR NA)

Le vice-président : est proposé par le président et approuvé par le comité de pilotage à la majorité absolue des présents au premier tour et à la majorité simple au deuxième tour des votants pour quatre ans. Il doit être membre de la commission.

 

Le secrétaire : est proposé par le président et approuvé par le comité de pilotage à la majorité absolue des présents au premier tour et à la majorité simple au deuxième tour des votants pour quatre ans. Il doit être membre de la commission. Il revient au secrétaire de la commission d'assurer les tâches administratives et juridiques, à savoir essentiellement la correspondance de l'association, d'établir les convocations et les comptes rendus des réunions, ainsi que de tenir les différents registres et les archives.

 

Le comptable : est proposé par le président et approuvé par le comité de pilotage à la majorité absolue des présents au premier tour et à la majorité simple au deuxième tour des votants pour quatre ans. Il doit être membre de la commission. La trésorerie est gérée par le trésorier du CSR NA qui réalise les paiements sur proposition du président de la commission. Le comptable gère les budgets de la commission et relaie le président dans cette fonction.

 

Le représentant des développeurs : est proposé par les signataires de l’annexe 4 et approuvé par le comité de pilotage à la majorité absolue des présents au premier tour et à la majorité simple au deuxième tour des votants pour quatre ans. Il doit être membre de la commission.

 

 

Rôle du comité de pilotage :

 

• Définir les propositions d’orientations de la politique de la commission Karsteau, qui seront soumises au Comité Directeur du CSR NA. 

• Le président soumet aux membres du comité de pilotage, sous la forme de son choix, toute question importante nécessitant une délibération de ce dernier.

• Lors des votes, chaque membre du comité de pilotage dispose d’une seule voix, quel que soit le nombre de responsabilités exercées.

• Les décisions sont prises à la majorité absolue des présents au premier tour et à la majorité simple au deuxième tour.

• En cas de partage des voix, la voix du Président est prépondérante.

• Le président du CSR NA est invité à chaque réunion. En cas d’empêchement, il peut déléguer un représentant de son choix.

• Une réunion de travail du comité de pilotage doit avoir lieu au minimum fois par an. Des réunions supplémentaires peuvent être demandées par au moins un tiers des membres ou à l’initiative du Président.

• Une réunion d’information, ouverte à tous les spéléologues, doit avoir lieu une fois par an, de préférence pendant l’assemblée générale de la Fédération Française de Spéléologie.

 

Article 3 - Maintenance

 

La Commission Karsteau est garante de la maintenance et de l'aide en ligne.

Article 4 - Représentants des structures adhérentes

Les représentants des structures adhérentes sont élus ou désignés par les structures qui sont adhérentes à la commission Karsteau dont le rôle doit être celui défini par l’article 1 du présent règlement intérieur. Les représentants doivent être en accord avec la ligne de conduite et la politique définie par le comité directeur du CSRNA.

Pour être représentant, il faut être membre de la FFS ou de l’UIS, ou d’une structure spéléologique reconnue du pays de la structure adhérente, et y être licencié depuis au moins un an et ne pas être sous le coup d’une sanction disciplinaire de la structure adhérente.

Il ne peut y avoir qu’un représentant par structure adhérente. Il peut être désigné un suppléant.

S’il n’y a pas de représentant désigné, le président de la structure adhérente est de fait, le représentant.

 

Article 5 – Chargés de mission

Des chargés de mission peuvent être désignés par le Comité de pilotage pour une période donnée et pour une action précise (groupe de travail, animation permanente ou temporaire, publication, travaux administratifs, etc.).
Ils sont choisis sur la base de leurs compétences et de leur disponibilité pour gérer le travail demandé.
Leur budget est défini par avance par le Comité de pilotage.

Article 6 - Finances

La commission Karsteau dispose d’un budget annuel attribué par le CSR NA.

Le CSR NA peut signer des conventions de développement avec d’autres régions fédérales ou d’autres fédérations membres de l’UIS, afin de permettre à d’autres structures de participer au financement et à la gouvernance de Karsteau.

La commission Karsteau, pour son développement, peut faire des demandes de subventions auprès de sociétés privées ou des institutions publiques après accord du comité directeur du CSR NA. La Commission peut également demander une participation à ses structures
Les chargés de missions ne peuvent engager de dépenses sans autorisation écrite du président.

 

Article 7 – Administrateurs de secteur & Utilisateurs

 

La Bureau de la commission Karsteau, peut accorder la qualité d’Administrateur de secteur ou d’Utilisateur à toute personne qui par ses compétences et ses connaissances contribue au développement de la base de données.

 

 Article 8 – Commission disciplinaire 

La Commission Karsteau élit en son sein une commission disciplinaire composée du président et de deux représentants adhérents désignés par le comité de pilotage.

Elle se réunit à la demande d’une structure adhérente ou d’un représentant fédéral qui constate un non-respect de la charte.

La commission se réunit afin de prendre connaissance des faits et contacte toutes les parties afin de créer un débat contradictoire, elle peut également prendre avis auprès de spécialistes pour des points techniques (de développement, juridique…).

Suivant la gravité des faits elle peut :

• Constater qu’il n’y a pas de manquement à la charte

• Faire une lettre d’avertissement rappelant l’obligation, pour chaque utilisateur de Karsteau, de respecter la Charte et le Règlement Intérieur

• Supprimer les droits d’accès à Karsteau

• Dans le cas d’un membre de la FFS, saisir la commission disciplinaire de la Fédération Française de Spéléologie afin de demander l’exclusion du fédéré de la fédération.

• Demander au CSR NA de se porter partie civile directement ou par l’intermédiaire de la Fédération

 

 

 

Article 9 - Visiteurs

Les simples visiteurs ne sont pas membres de la commission Karsteau.

 

Article 10 – Personnel salarié

Le personnel salarié ou stagiaire pouvant être mis à la disposition de la commission Karsteau est salarié du CSR NA, sous la responsabilité de son président.

Les tâches et le temps de mise à disposition du salarié à la commission devra être défini entre le président du CSR NA et le président de la commission »

Ce règlement a été approuvé le 11 01 2019 par la commission Karsteau et le 11 01 2019 par le conseil d’administration du CSRNA, après l’avis favorable de la commission Statuts et règlements fédéraux, conformément à l’article 21 du règlement intérieur de la FFS il sera définitif.

 

Le 12 janvier 2019

 

Président de la commission Karsteau : Joël Roy

Président du CSR NA : Bernard LEBRETON

 

 

Annexe 1

 

Structures adhérentes ;Peuvent être Structures Adhérentes :

• Les fédérations de spéléologie membres de l’UIS, leurs organes déconcentrés ou décentralisés, ainsi que leurs commissions ou pôles spécialisés

.

 

L’adhésion se fait par l’acceptation du Règlement Intérieur, de la Charte de Karsteau et de la nomination d’un Représentant au Comité de pilotage.

Le rôle des structures adhérentes est de :

• Participer au management de la Commission en ayant un membre représentant de la structure au sein du comité de pilotage de karsteau, en étant force de proposition, avec droit de vote.

• Nommer ses administrateurs de secteur et gérer la qualité et la mise à disposition des données aux utilisateurs et visiteurs de Karsteau.

 

Annexe 2

Administrateur de secteur:

 

Il s’agit d’une personne physique choisie pour sa connaissance du secteur. Elle est nommée par la structure adhérente dont relève le secteur géographique concerné. Elle doit obligatoirement avoir accepté la charte de Karsteau

Si un secteur ne relève d’aucune structure adhérente, l’administrateur est alors directement nommé par le Bureau de la Commission.

L’administrateur de secteur a l’exclusivité de la saisie des données sur un secteur géographique.

Il est possible qu'une même personne gère plusieurs secteurs.

 

Annexe 3

Utilisateur

 

Il doit obligatoirement avoir accepté la charte Karsteau.

 

Il participe à l’enrichissement de la base de données, par la transmission de ses connaissances aux administrateurs de secteurs ou par la saisie des informations sur la fenêtre de contribution sur la base Karsteau.

 

 

Annexe 4

 

Pièce jointe « convention de mise à disposition du logiciel »